Każda organizacja, niezależnie od wielkość czy branży, w której funkcjonuje, działa w środowisku, gdzie odpowiednia komunikacja (lub jej brak) może decydować (i przeważnie decyduje) o sukcesie lub niepowodzeniu. Jest to widoczne szczególnie w obecnych czasach, w których komunikacja trwa niemal 24 godziny na dobę, a narzędzia i kanały komunikacji dynamicznie się rozwijają.

Studia przypadków oraz analizy rynku nieustannie potwierdzają tezę, że firmy z wyraźnie zdefiniowaną i skutecznie wdrożoną strategią komunikacji częściej osiągają swoje cele biznesowe, zyskują lojalność klientów i uznanie na rynku.

Cel strategii komunikacji

Strategia komunikacji organizacji to kompleksowy plan określający sposoby, narzędzia i kanały komunikacyjne, które umożliwiają realizację celów biznesowych oraz budowanie spójnego wizerunku organizacji. Jej nadrzędnym celem jest zapewnienie skutecznej i konsekwentnej wymiany informacji pomiędzy organizacją a jej otoczeniem, w tym klientami, partnerami biznesowymi, pracownikami oraz innymi interesariuszami.

Główne elementy strategii komunikacji:

1. Analiza sytuacji – identyfikacja mocnych i słabych stron organizacji, szans i wyzwań w jej otoczeniu, a także zrozumienie potrzeb i oczekiwań różnych grup interesariuszy.

2. Określenie celów – konkretna definicja tego, co organizacja chce osiągnąć dzięki planowanym działaniom , np. poprawa reputacji, zwiększenie rozpoznawalności marki, budowanie zaufania.

3. Określenie grupy docelowych – zidentyfikowanie kluczowych odbiorców komunikatu, czyli osób lub grup, których strategia ma dotyczyć i wpłynąć na ich postrzeganie marki.

4. Określenie wartości – opracowanie komunikatów, które mają być skutecznie przekazywane różnym grupom docelowym, w tym głównego przesłania, które chce się komunikować.

5. Wybór narzędzi i kanałów komunikacji – dobór odpowiednich metod przekazu informacji, w tym wywiady prasowe, konferencje, komunikaty prasowe, media społecznościowe, blogi, wydarzenia czy sponsoring.

6. Szczegółowy plan działań – szczegółowy harmonogram aktywności, który określa co, kiedy i w jaki sposób ma być zrealizowane w ramach planowanych kampanii.

7. Budżet – określenie kosztów, które będą potrzebne na zrealizowanie planowanych działań.

8. Pomiar efektów i ewaluacja – opracowanie systemu oceny skuteczności prowadzonych działań , którego częścią są mierniki sukcesu (KPI), monitoring mediów i analiza efektów komunikacji.

9. Zarządzanie kryzysowe – przygotowanie planów awaryjnych na wypadek sytuacji kryzysowych, które mogłyby negatywnie wpłynąć na wizerunek firmy.

10. Strategia komunikacji wewnętrznej - przygotowanie i zaplanowanie działań wewnątrz organizacji, aby wszystko co ważne, było również znane pracownikom poszczególnych szczebli firmy i budowało ich wieź z organizacją.

Aby cały proces był prowadzony w sposób optymalny i realizował założone cele, pracujemy w modelu tzw. zmodyfikowanego PDCA (plan-do-check-act). To jego czterech podstawowych elementów dołożyliśmy piąty i dostosowaliśmy właśnie do procesów komunikacyjnych: Analiza-Strategia-Komunikacja-Monitoring-Reakcja.